Жовтоводський міський суд Дніпропетровської області

«ЗАТВЕРДЖЕНО»

Наказом голови

Жовтоводського міського суду

Дніпропетровської області

« 21 » жовтня 2015 року № 90-о

РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ

ЖОВТОВОДСЬКОГО МІСЬКОГО СУДУ ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1. Загальні положення.

1.1. Регламент Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області встановлює порядок організації діяльності Жовтоводського міського суду, пов’язаної із здійсненням його повноважень.

1.2. Регламент є відомчим нормативно – правовим актом, затверджується наказом голови суду і встановлює розпорядок роботи суддів та працівників апарату суду, визначає процедуру планування, порядок проведення оперативних нарад та зборів, контрольної діяльності, ведення кадрової роботи, судової статистики, діловодства, порядок розгляду звернень громадян, організацію зв’язків з засобами масової інформації, інші питання внутрішньої діяльності суду.

1.3. Регламент суду є обов’язковим для виконання працівниками апарату суду і суддями в частині, що їх стосується. Особи винні у порушенні Регламенту, можуть бути притягнуті до відповідальності у встановленому законодавством порядку.

1.4. Робота суду, апарату суду та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком питань, що становлять державну таємницю чи належать до службової, конфіденційної інформації. Порядок допуску відвідувачів до приміщень суду і доступу до публічної інформації суду регулюється Положеннями, розпорядженнями та наказами голови та керівника апарат суду.

2. Організація роботи Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

2.1. Жовтоводський міський суд Дніпропетровської області очолює голова суду.

2.2. До Адміністрація суду входять: голова суду; керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.

2.3. Голова Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області:

·представляє суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;

·контролює ефективність діяльності суду в цілому;

·вносить керівникові територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області подання про призначення на посаду керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду та про звільнення їх з посад, а також про застосування до керівника апарату суду, його заступника заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства;

·забезпечує виконання рішень загальних зборів та зборів суддів суду;

·контролює ведення в суді судової статистики та узагальнюючої практики розгляду справ з метою підвищення якості судочинства;

·з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження, на підставі акта про призначення (обрання) суддею чи звільнення судді з посади видає відповідний наказ;

·здійснює інші повноваження, визначені Законом.

2.4. Апарат суду очолює керівник апарату, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за поданням голови суду.

2.5. Керівник апарату суду:

·здійснює безпосереднє керівництво апаратом суду, забезпечує організованість та злагодженість у роботі працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду;

·здійснює безпосереднє керівництво діяльністю кадрової служби, забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в апараті суду;

·призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення. Добір працівників апарату суду здійснюється на конкурсній основі;

·несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу, інформує збори суддів про свою діяльність;

·здійснює інші повноваження з організації роботи апарату суду визначені Законом України «Про судоустрій і статус суддів», Положенням «Про апарат суду», посадовими інструкціями та наказами голови суду. щодо забезпечення діяльності суду.

2.6. Заступник керівника апарату суду призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за поданням голови суду.

2.7. Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами керівника апарату суду, та Положеннями про апарат суду.

2.8. До апарату суду для кадрового та фінансового обслуговування прикріплюються помічники суддів, на яких поширюється дія Закону України «Про державну службу». Правовий статус помічників суддів визначається Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням «Про помічника судді».

3. Планування роботи Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

3.1. Планування роботи суду за основними напрямками діяльності є одним із найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до піврічного плану роботи.

3.2. Планування роботи суду здійснюється шляхом складання плану роботи на півріччя, в який включаються загальні заходи для всього суду, заходи, які здійснюються апаратом суду та окремими посадовими особами суду (індивідуальні плани роботи), а також зміни та доповнення в планових завданнях.

3.3. Узагальнення пропозицій щодо плану роботи і підготовка проекту плану роботи суду здійснюється керівником апарату суду.

3.4. Погоджені керівником апарату пропозиції до проекту плану подаються голові суду керівником апарату суду не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.

3.5. План роботи включає основні напрямки роботи суду:

·організаційна робота (проведення оперативних нарад, зборів, перевірок, семінарів, навчань, робота з архівом, із зверненнями громадян, із систематизації законодавства та інше);

·вивчення та узагальнення судової практики (аналізи стану оперативності розгляду справ, узагальнення практики розгляду справ по категоріям, підбиття піврічних та річних підсумків роботи суду та інше);

·контроль за своєчасністю, правильністю та повнотою виконання судових рішень та виконавчих документів;

·робота з кадрами;

3.6. Всі планові заходи мають визначену дату виконання та відповідальних осіб – виконавців.

3.7. План роботи суду обговорюється на загальних зборах суддів та працівників апарату суду і затверджується головою суду. Всі працівники суду ознайомлюються з планом роботи під розписку.

3.8. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється безпосередньо керівником апарату суду. Відповідальність за виконання планів роботи несуть безпосередні виконавці з працівників аппарату суду.

4. Підготовка і проведення зборів суддів, загальних зборів та нарад Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області

4.1. Порядок проведення зборів суддів та загальних зборів колективу суду визначається Положенням про збори суддів Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області, що затверджується рішенням зборів суддів Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

4.2. Збори скликаються за пропозицією голови суду або на вимогу не менш як третини від загальної (фактичної) кількості суддів суду у міру потреби, але не рідше одного разу на три місяці.

4.3. Наради скликаються за пропозицією голови суду або керівника апарату суду і проводяться у міру потреби, але не рідше одного разу на місяць.

4.7. Наради що скликаються за пропозицією голови суду є оперативними нарадами (проводяться в особливих випадках).

4.8. Наради що скликаються за пропозицією керівника апарату суду розподіляються на:

·планові (апаратні) (проводяться згідно з планами роботи);

·оперативні (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках).

4.9. Організацію проведення нарад здійснює відповідальний працівник апарату Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

4.10. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами, які веде консультант суду. Протоколи підписуються головуючим та особою, якій доручено вести протокол і доводяться до відома колективу суду

5. Розпорядок та внутрішній режим роботи Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

5.1. Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів» і «Про державну службу», а також Правилами внутрішнього трудового розпорядку і цим Регламентом.

5.2. Для суддів та працівників апарату суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).

5.3. Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

5.4. Час початку і закінчення щоденної роботи суддів та працівників апарату суду визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку та цим Регламентом роботи.

В Жовтоводському міському суді Дніпропетровської області встановлено такий розпорядок роботи:

– з понеділка по четвер з 8:00 год. до 17:00 год.;

– у п'ятницю з 8:00 год. до 15:45 год.

Перерва для відпочинку і харчування триває:

– з 12:00 год. до 12:45 год.

5.5. Працівники суду використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.

5.6. Відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.

5.7. У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

5.8. Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники апарату суду зобов'язані на підставі відповідного розпорядження, наказу голови суду чи керівника апарату суду з'явитися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота в які компенсується згідно з чинним трудовим законодавством України.

5.9. Ведення обліку робочого часу в суді забезпечується відповідальною особою через табель обліку використання робочого часу.

5.10. Табель обліку використання робочого часу підписується працівником, відповідальним за його складання та головою суду у визначений термін надається до територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області.

5.11. Перебування у робочий час суддів та працівників апарату суду за межами приміщень суду попередньо погоджується з головою суду чи керівником апарату суду.

5.12. Детальні положення даного розділу регулюються Правилами внутрішнього трудового розпорядку погодженими на загальних зборах колективу суду та затвердженими наказом голови суду.

6. Організація кадрової роботи в Жовтоводському міському суду Дніпропетровської області

6.1. Контроль за організацію роботи з кадрами здійснюється керівником апарату суду.

6.2. Ведення кадрового діловодства в суді здійснюється консультантом суду у відповідності до Посадової інструкції.

6.3. Працівники апарату суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату суду. Порядок прийняття та звільнення помічників суддів регулюється окремим Положенням «Про помічника судді».

6.4. Прийняття на роботу службовців та технічних працівників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

6.5. Прийняття кандидатів на державну службу в апарат суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.

6.6. Порядок призначення та звільнення керівника апарату суду та його заступника регулюється законом України «Про судоустрій та статус суддів», Положеннями про апарат суду та його структурні підрозділи і цим Регламентом.

6.7. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті суду регламентується Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України.

6.8. Правові та організаційні засади проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців визначається порядком проведення іспиту, який затверджується наказом керівника апарату суду.

6.9. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців в апараті суду наказом керівника апарату суду утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії.

Рішення про проведення конкурсу приймається керівником апарату за наявності вакантної посади державного службовця.

6.10. Рішення про призначення на посаду державного службовця та зарахування до кадрового резерву приймає керівник апарату суду на підставі пропозицій конкурсної комісії протягом місяця з дня прийняття рішення конкурсною комісією.

6.11. При прийнятті осіб на державну службу за рекомендацією конкурсної комісії може встановлюватись випробувальний термін до шести місяців.

6.12. Якщо протягом терміну випробування встановлено невідповідність працівника посаді, на яку його прийнято, особа звільняється з роботи відповідно до Кодексу законів про працю України.

6.13. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитися в установленому порядку стажування терміном до двох місяців із збереженням заробітної плати за основним місцем роботи.

6.14. Особи, які вперше призначаються на державну службу, приймають Присягу державного службовця з одночасним присвоєнням відповідного рангу (якщо не встановлено випробувальний термін).

6.15. Присвоєння рангів державним службовцям апарату суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» та Положення про ранги державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

6.16. В апараті суду формується кадровий резерв державних службовців на заміщення посад, а також проводиться стажування осіб, яких зараховано до кадрового резерву.

6.17. До кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники апарату суду, які успішно справляються з виконанням службових обов’язків, виявляють ініціативу, володіють навичками роботи на комп’ютері, мають організаторські здібності, необхідні для виконання посадових обов’язків.

6.18. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається відповідальною особою з кадрової роботи суду в грудні місяці. У разі необхідності до списку протягом року можуть бути внесені зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

6.19. Кадровий резерв формується відповідно до Положення про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України.

6.20. З метою підвищення ефективності діяльності державних службовців апарату суду та відповідальності за доручену справу відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України один раз на три роки в апараті суду проводиться атестація державних службовців.

6.21. Під час атестації оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні службових обов’язків, визначених у Посадових інструкціях, Положеннях, наказах та розпорядженнях адміністрації суду.

6.22. У період між атестаціями з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців в апараті суду щороку у січні проводиться оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов’язків за попередній рік роботи.

6.23. Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги відповідальною особою апарату суду під час розгляду питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, установлення передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби в апараті суду.

6.24. Для підвищення кваліфікаційного рівня працівників апарату суду та суддів організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.

6.25. Основними видами підвищення кваліфікації є:

- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації

державних службовців (системне підвищення кваліфікації);

- систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

- тематичні постійно діючі семінари;

- тематичні короткотермінові семінари;

6.26. Системне підвищення фахової кваліфікації судді та працівників апарату здійснює Національна школа суддів України та його регіональне відділення на підставі графіку погодженого з територіальним управлінням Державної судової адміністрації.

6.27. Порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату суду регламентується Законами України «Про відпустки», «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу».

6.28. Черговість надання відпусток визначається графіком затверджується головою суду на кожен календарний рік не пізніше 15 січня та доводиться до відома всіх працівників апарату.

6.29. За рішенням голови суду (щодо суддів) чи керівника апарату суду (щодо працівників апарату), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.

6.30. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює працівник апарату віповілаьний за ведення кадрового діловодства у суді.

6.31. Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату суду здійснюються на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу про службове відрядження є лист з інформацією про відрядження та позитивною резолюцією голови суду чи керівника апарату суду.

6.32. В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.

6.33. На підставі наказу про відрядження, відповідальною особою з кадрової роботи суду, видається посвідчення про відрядження яке реєструються в журналі реєстрації посвідчень про відрядження.

7. Організація роботи з документами Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області

7.1. Загальні положення.

7.1.1. Організація роботи з документами в апараті суду здійснюється на підставі вимог ДСТУ 4163-2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів - Київ 2004 р.), згідно порядку передбаченому Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Положення про автоматизовану систему документообігу загальних судів та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень адміністрації суду.

7.1.2. Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави або з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку та регулюється внутрішніми Положеннями, розпорядженнями, наказами.

7.1.3. Відповідальність за організацію і загальний стан роботи з документами в Жовтоводському міському суді Дніпропетровської області покладається на керівника апарату та його заступника. Контроль здійснює голова суду.

7.1.4. До основних видів роботи з документами належать :

- реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції;

- реєстрація та облік судових справ і матеріалів;

- відправлення вихідної кореспонденції;

- формування судових справ;

- підготовка та погодження документації розпорядчої діяльності;

- організація та здійснення контролю за виконанням документів;

- складання номенклатури та формування справ;

- підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

- ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів.

7.1.5. Номенклатура справ розробляється керівником апарату суду з урахуванням письмових пропозицій щорічно відповідно до вимог Інструкції з діловодства та з дотриманням методичних рекомендацій і Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

7.1.6. Номенклатура справ суду затверджується головою суду і вводиться в дію з початку нового календарного року.

7.1.7. Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.1.8. Закінчені діловодством документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ суду і по закінченню року посадові особи, які відповідають за діловодство у апараті суду, проводять підготовку справ до архівного зберігання і опрацьовують систематизацію документів у справах, здійснюють попереднє оформлення справ. Одночасно з підготовкою документів до зберігання проводиться відбір документів, що підлягають знищенню.

7.1.9. Особові справи суддів та працівників апарату суду до передання їх в архів суду зберігаються у консультанта суду, відповідального за ведення кадрової роботи.

7.1.10. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ суду здійснює канцелярія суду.

7.2. Документація розпорядчої діяльності.

7.2.1. Розпорядча діяльність в суді здійснюється головою суду та керівником апарату суду, які у межах своїх компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов‘язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату суду.

7.2.2. Усі накази та розпорядження реєструються в журналі реєстрації наказів, розпоряджень.

7.2.3. Накази розподіляються за окремими групами:

А) з основної діяльності;

Б) з особових справ (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, застосування стягнення тощо);

В) про надання відпусток;

Д) з адміністративно-господарських питань (про преміювання, відрядження, виконання обов’язків тощо).

7.2.4. Накази суду набувають чинності з моменту їх підписання або в інший термін, передбачений відповідним наказом.

7.2.5. Ознайомлення з наказами забезпечує консультант Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

7.2.6. Скасування, зміна раніше виданих наказів, окремих доручень погоджується із відповідними посадовими особами суду з якими погоджувалися документи, що скасовуються чи змінюються. Зміни до наказів суду вносяться тільки наказами.

7.2.7. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату і є відомчим нормативно – правовим актом, який погоджується на загальних зборах колективу суду та затверджується рішенням зборів суддів Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області.

7.2.8. В положенні повинні бути визначені і конкретизовані головні завдання та функції апарату, права і відповідальність його керівника, заступника та працівників, взаємовідносини з іншими службами, посадовими особами та суддями суду.

7.2.9. Положення про апарат суду повинно включати такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні функції аппарату суду.

3. Права, обов’язки керівника і посадових осіб.

4. Відповідальність керівника та посадових осіб.

7.2.10. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов’язків, відповідальності працівників аппарату суду, в інших випадках.

7.2.11. Посадові інструкції працівників розробляються консультантом Жовтоводського міського суду Дніпропетровської області, виходячи з вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками аппарату суду і затверджуються керівником апарату суду.

7.3. Порядок розгляду та проходження документів.

7.3.1. Уся кореспонденція, судові справи і матеріали, які надходить на адресу суду, проходить обов’язкову реєстрацію відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та Положення про автоматизовану систему документообігу.

7.3.2. Старший секретар суду несе відповідальність за правильність реєстрації, електронного документування і дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації. Контроль за правильністю реєстрації, електронного документування і дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації по канцелярії суду покладено на заступника керівника апарату суду.

7.3.3. Після реєстрації та відповідного документального оформлення кореспонденції, судових справ і матеріалів здійснюється їх групування по адресатам відповідно до вимог Інструкції з діловодства. Документи з питань діяльності суду, які безпосередньо не стосуються розгляду справ, відповідно до вимог п.п. 7.3.19, 7.3.20. цього Регламенту, передаються голові суду чи керівнику апарату суду (надалі Керівник) для попереднього розгляду і резолюції.

7.3.4. Розгляд документів Керівником здійснюється, як правило в день надходження. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці, зміст доручення, терміни виконання та ставиться дата й підпис Керівника.

7.3.5. Своєчасне доведення документів до виконавців забезпечує канцелярія суду в особі старшого секретаря суду.

7.3.6. Вхідні та вихідні документи виконуються у терміни, вказані у самих документах.

7.3.7. Відповідальність за виконання документів за змістом і термінами нарівні з безпосередніми виконавцями несуть особи, вказані в резолюції Керівника.

7.3.8. Якщо терміни не визначені самим документом, вони встановлюються Керівником у відповідності до вимог чинного законодавства.

7.3.9. Термінові документи, у яких не вказані дати виконання, за резолюцією Керівника виконуються у семиденний термін.

7.3.10. Усі інші документи, у яких не вказані дати виконання, за резолюцією Керівника виконуються у тридцятиденний термін від дня його підписання (для внутрішніх документів), а для вхідної кореспонденції - у тридцятиденний термін від дня реєстрації але не пізніше термінів, визначених відповідним розділом Інструкції з діловодства (порядок реєстрації та розгляду скарг та звернень громадян регулюється розділом 9 цього Регламенту).

7.3.11. У випадку, коли резолюція передбачає ознайомлення з документом, що надійшов, керівників, суддів або працівників апарату суду, відповідальний виконавець здійснює ознайомлення вказаних осіб що засвідчується їх підписами.

7.3.12. Якщо виконання документу доручено кільком виконавцям, координацію їх роботи здійснює виконавець, вказаний у резолюції першим (головний виконавець). Головний виконавець забезпечує якісне та своєчасне виконання доручення всіма співвиконавцями (надає копії документів, ставить чіткі завдання щодо змісту, форми та термінів надання належної інформація, вчинення відповідних дій, тощо).

7.3.13. З метою належного виконання доручень, головний виконавець за погодженням з Керівником може залучати до виконання працівників апарату суду, які не зазначені в резолюції.

7.3.14. Резолюції інших посадових осіб, що накладаються у процесі виконання доручення, повинні узгоджуватись з резолюцією Керівника.

7.3.15. В разі необхідності внесення змін до доручення питання узгоджується з Керівником, який наклав першу резолюцію, про що робиться відмітка на документі не пізніше ніж у триденний строк із дня отримання документа.

7.3.16. При зміні резолюції Керівника стосовно головного виконавця або терміну виконання доручення, ця інформація доводиться до відома посадової особи відповідальної за реєстрацію, документування та контроль в суді з метою внесення змін до контрольної карточки електронної системи документообігу суду.

7.3.17. Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконане у визначений строк, Керівник продовжує термін виконання (якщо цей термін прямо не передбачений документом) про що повідомляє співвиконавця та посадову особу відповідальну за реєстрацію, документування та контроль.

7.3.18. У випадках, коли Керівник не погоджується з проектом відповіді документа, проект разом із документом та зауваженнями до нього повертається виконавцеві для доопрацювання.

7.3.19. На розгляд голові суду, або особі яка тимчасово виконує його обов'язки подаються:

- документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються діяльності суду в цілому;

- доручення щодо проведення статистичної, аналітичної та узагальнюючої практики роботи суддів та суду в цілому;

- депутатські запити та звернення народних депутатів;

- рішення, постанови, ухвали, накази, доручення які мають організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та суду в цілому;

- скарги та звернення громадян які мають організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та суду в цілому;

- рішення по наслідках розгляду скарг на дії суддів та посадових осіб суду;

- документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру, щодо адміністративно-господарської діяльності суду;

- інші найбільш важливі документи (листи, звернення) які адресовані на суд або особисто голові суду і стосуються управлінської діяльності суду.

7.3.20. На розгляд керівнику апарату Суду або особі яка тимчасово виконує його обов'язки подаються:

- документи, які мають нормативно-правовий характер і стосуються кадрової роботи суду чи діяльності апарату суду;

- доручення щодо проведення актів звірок, аналітичні довідки щодо кадрової роботи та роботи канцелярії суду, що не несуть в собі інформації про суддів та суд в цілому;

- скарги, заяви та звернення громадян, які мають організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії суду та ведення діловодства в суді;

- розпорядчі документи, доручення, листи, які мають адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату суду;

- рішення по наслідках розгляду скарг на дії працівників апарату суду;

- інші документи (листи, звернення), які адресовані керівнику апарату суду.

7.3.21. Керівнику апарату суду або особі яка тимчасово виконує його обов'язки подаються на підпис:

- службові листи, доповідні записки, пропозиції, розпорядження, накази по апарату суду та документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в апараті суду;

- аналітичні довідки, акти звірок щодо кадрової роботи та роботи канцелярії суду;

- відповіді на скарги та звернення громадян, які мають організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії суду та окремих працівників апарату суду;

- листи (замовлення, заявки, доручення), які мають адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату суду;

- інші документи (супровідні листи, заяви, звернення), які мають організаційно-правовий характер і стосуються ведення діловодства в суді та не несуть в собі інформації про роботу суддів та суд в цілому.

7.3.22. Голова Суду або особа яка тимчасово виконує його обов'язки має право підпису всієї вихідній кореспонденції суду, а також внутрішньої документації, яка містить адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосується роботи суддів чи суду в цілому.

8. Контрольно-координаційна діяльність суду.

8.1. Контроль за організацію і за загальний стан роботи з документами в суді здійснює голова суду і його заступник (відповідно до розподілу обов’язків).

8.2. Контроль за виконанням наказів суду здійснюється посадовою особою визначеною в самому наказі: якщо в наказі не визначено особу, контроль здійснюється Керівником, який видав наказ.

8.3. Відповідальність за своєчасне та якісне виконання доручень Керівника несуть посадові особи, яким зазначені доручення надані.

8.4. Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції Керівника на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем. Головним виконавцем є особа, зазначена в переліку першою.

9. Організація розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян в суді.

9.1. При роботі із зверненнями громадян Суд керується Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Інструкцією з діловодства, іншими нормативно-правовими актами, внутрішніми наказами, цим Регламентом та Положенням про доступ до публічної інформації в суді.

9.2. Суд організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг. Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян, покладається на старшого секретаря суду.

9.3. Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України.

9.4. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються головою суду, керівником апарату суду в межах його компетенції (п.п.7.3.20. цього Регламенту) Відповіді на звернення громадян готуються відповідальними особами суду, які призначаються наказом голови суду чи керівника апарату.

9.5. Якщо питання, порушені у зверненні, одержаному судом, не входять до його повноважень, то таке звернення в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

9.6. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, авторство якого неможливо встановити, вважається анонімним і розгляду не підлягає.

9.7. Звернення, крім тих, для яких встановлений інший порядок розгляду, розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо виконавець, згідно вимог п.п.7.3.17. цього Регламенту, продовжує термін його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

9.8. Особистий прийом громадян проводиться згідно з графіком, який затверджується головою суду, розміщується на інформаційному стенді суду та веб-сторінці суду. Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні і години прийому.

Голова суду: шоп’ятниці з 13.00 год. до 15.00 год.

Керівник апарату суду: щопонеділка з 09.00 год. до 12.00 год.

9.9. Облік особистого прийому громадян ведеться відповідальною особою в спеціальному журналі обліку.

9.10. У тих випадках, коли для вирішення поставлених питань необхідно провести спеціальну перевірку, одержати додаткові матеріали або вжити інших заходів, громадяни повинні залишити письмове звернення.

9.11. Реєстрація та облік письмових звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому проводиться відповідно до встановленого порядку.

9.12. Відповіді на звернення, подані на особистому прийомі, надаються за підписом особи, яка проводила особистий прийом.

9.13. Контроль за дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому рішень здійснюється головою суду.

10. Порядок складання статистичної звітності та аналізування роботи суду

10.1. Організаційне забезпечення ведення судової статистики та контроль за своєчасним виконанням у суді здійснює старший секретар суду.

10.2. У суді складаються щомісячні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

10.3. Статистичні звіти складаються за формами, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України, які зареєстровано в Міністерстві юстиції України. Всі форми звітів погоджено з Держкомстатом України.

10.4. Планові та позапланові аналізи, узагальнення роботи суду, за дорученням вищих судових органів, територіального управління ДСАУкраїни у Дніпропетровській області, виконуються згідно резолюції голови суду суддями та помічниками суддів або за вказівкою голови суду іншими визначеними посадовими особами суду у визначені терміни.

10.5. Відповідальність за складання статистичних звітів покладено на секретарів суду та головного спеціаліста суду.

11. Порядок зберігання і використання печаток і штампів.

11.1. Збереження справ та матеріальних цінностей суду забезпечує керівник апарату суду. Контроль за збереженням здійснює матеріально-відповідальна особа суду – керівник аппарату суду.

11.2. Зберігання та використання печаток і штампів суду забезпечує старший секретар суду.

11.3. Всі печатки і штампи, які використовуються в суді, реєструються в Журналі обліку печаток і штампів суду.

11.4. Гербова печатка суду ставиться на документах у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, накази, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської статистичної звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством тощо).

11.5. Кутові штампи використовуються для маркування вихідної документації, якщо вона надсилається не на фірмових бланках.

12. Підготовка документів для подальшого зберігання та використання

12.1. Підготовка документів для подальшого зберігання передбачає передачу справ до архіву суду і здійснюється безпосередньо секретарями суду, згідно Посадової інструкції.

12.2. Передавання судових справ та документації на зберігання здійснюється в порядку згідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України № 168 від 15 грудня 2011 року.

12.3. Відповідальність за ведення архівної справи покладено на архіваріуса Жовотоводського міського суду Дніпропетровської області.